***English version below***

Klachtenregeling In Your Natural Flow

Bij In Your Natural Flow streef ik naar hoogwaardige en professionele begeleiding. Vooraf creëren we helderheid over jouw wensen en doelen, wat mijn rol wel en niet kan zijn binnen het traject en wat je van mij mag verwachten. Halverwege en aan het einde van een coachtraject plannen we een evaluatiemoment om de kwaliteit te borgen. Daarnaast is er tijdens iedere sessie ruimte om feedback te delen. Dit wordt juist gewaardeerd, omdat ik hierdoor de begeleiding nog beter kan laten aansluiten bij wat jij nodig hebt. 

Gelukkig komen klachten zelden voor, en miscommunicatie kan vaak worden opgelost in een gesprek. Feedback is altijd welkom en wordt juist gewaardeerd. Wanneer iets anders loopt dan je wenst of hoopt, hoor ik dat graag tijdig zodat ik mijn begeleiding kan bijsturen. Mocht je je desondanks niet of onvoldoende gehoord voelen, staat het je vrij om op basis van onderstaande stappen een klacht in te dienen zodat we alsnog een passende oplossingen kunnen overeenkomen. 

Het doel van onderstaande klachtenregeling is het bieden van een duidelijke procedure evenals helderheid en transparantie in hoe jouw klacht wordt behandeld en hoe we tot een oplossing kunnen komen. Het is mijn streven om de kwaliteit van mijn diensten continue te verbeteren en de tevredenheid van cliënten te waarborgen.

1. Indienen van een klacht bij In Your Natural Flow

Stap 1 — Schriftelijke klacht indienen

Wanneer je een klacht hebt, nodig ik je uit om dit eerst schriftelijk aan mij kenbaar te maken.

Een klacht dien je schriftelijk in door een e-mail te sturen naar: sarah@inyournaturalflow.nl

De klacht dient binnen twee weken na het voorval te worden ingediend en moet bevatten:

a. Naam, adres en contactgegevens van de klager;
b. Een duidelijke omschrijving van de klacht, inclusief relevante details zoals data, betrokkenen en de aard van de klacht;
c. Eventuele gewenste oplossingen of verwachtingen.

Het doel van deze stap is:

  • samen helder krijgen wat er aan de hand is;

  • misverstanden bespreken;

  • zoeken naar een constructieve oplossing.

Stap 2 — Ontvangstbevestiging

Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht ontvang je een ontvangstbevestiging, waarin:

  • de verdere procedure wordt toegelicht;

  • wordt aangegeven wanneer je een inhoudelijke reactie kunt verwachten.

Stap 3 — Behandeling van de klacht

  1. De klacht wordt in behandeling genomen door Sarah Vermazen. Zij onderzoekt de klacht en neemt indien nodig contact op met de klager voor aanvullende informatie. Indien gewenst wordt een gesprek georganiseerd om samen tot een gedragen oplossing te komen.

  2. Binnen vier weken ontvang je een schriftelijke reactie, inclusief een voorstel tot oplossing.
    Indien meer tijd nodig is voor onderzoek, word je binnen dezelfde termijn geïnformeerd. Hierbij wordt:

    • het uitstel toegelicht,

    • een nieuwe verwachte termijn voor uitsluitsel gegeven.

  3. De klager geeft binnen vier weken schriftelijk aan of hij/zij akkoord gaat met het voorstel tot oplossing.

Indien deze interne route leidt tot een oplossing, wordt dit schriftelijk bevestigd en is de klacht afgehandeld.

Stap 4 — Beroep bij onafhankelijke klachtencommissie (LVSC)

Wanneer het niet lukt om intern tot een bevredigende oplossing te komen, kan de klager zich wenden tot de Onafhankelijke klachtencommissie van LVSC, de beroepsvereniging waarbij Sarah Vermazen is aangesloten. Hierbij wordt gekeken of zij heeft gehandeld volgens de Beroepscode Professioneel Begeleiden, waaraan zij zich te houden heeft als lid van LVSC. 

Let op: De LVSC-klachtenprocedure is uitsluitend van toepassing op diensten die onder professionele coaching en begeleiding vallen. Klachten over digitale producten, losse online cursussen of zelfstudies kunnen niet worden voorgelegd aan de LVSC, omdat deze producten niet binnen de LVSC-gedragscode vallen. Om die reden worden dergelijke klachten uitsluitend volgens de interne klachtenregeling van In Your Natural Flow behandeld. 

2. Vertrouwelijkheid

Alle klachten en gerelateerde informatie worden volledig vertrouwelijk behandeld. Informatie wordt uitsluitend gedeeld met betrokkenen die noodzakelijk zijn voor een zorgvuldige afhandeling van de klacht.

3. Bewaartermijn

Klachten en de daarbij behorende documenten worden minimaal twee jaar bewaard in het interne archief van In Your Natural Flow.

4. Kosten

Het indienen en behandelen van een interne klacht is kosteloos, evenals het indienen van een klacht bij LVSC. Eventuele kosten verbonden aan andere externe klachtenprocedures vallen onder de voorwaarden van de betreffende instantie.

5. Wijzigingen van deze klachtenregeling

In Your Natural Flow behoudt zich het recht voor deze klachtenregeling te wijzigen wanneer dat noodzakelijk is voor kwaliteitsverbetering of aanpassing aan wet- en regelgeving.

Complaints Procedure – In Your Natural Flow

At In Your Natural Flow, I strive to offer high-quality and professional guidance. Before we begin, we create clarity about your wishes and goals, what my role can and cannot be within the coaching process and what you may expect from me. Halfway through and at the end of a coaching trajectory, we schedule an evaluation moment to ensure the quality of the guidance. In addition, each session provides space for sharing feedback. This is genuinely appreciated, as it allows me to adjust and align the guidance even more effectively with what you need.

Fortunately, complaints are rare, and misunderstandings can often be resolved through conversation. Feedback is always welcome and deeply valued. If something does not go as you expect or wish, I appreciate hearing this in time so that I can adjust my guidance where needed. Should you nevertheless feel unheard or insufficiently supported, you are free to submit a complaint following the steps below, so we can still work toward a mutually acceptable solution.

The purpose of the complaints procedure below is to provide a clear process, as well as transparency about how your complaint is handled and how we work toward resolution. It is my aim to continuously improve the quality of my services and to safeguard client satisfaction.

1. Submitting a complaint to In Your Natural Flow

Step 1 — Send a written complaint

If you have a complaint, I invite you to first submit it to me in writing.

A complaint can be submitted by sending an email to:
sarah@inyournaturalflow.nl

The complaint must be submitted within two weeks of the event and should include:

a. Name, address, and contact details of the complainant;
b. A clear description of the complaint, including relevant details such as dates, persons involved, and the nature of the issue;
c. Any desired solutions or expectations.

The purpose of this step is to:

  • gain clarity together about what has happened;

  • discuss and resolve any misunderstandings;

  • look for a constructive solution.

Step 2 — Acknowledgement of Receipt

Within five working days of receiving your complaint, you will receive an acknowledgement of receipt, which:

  • outlines the next steps of the procedure;

  • indicates when you can expect a substantive response.

Step 3 — Handling the Complaint

The complaint will be handled by Sarah Vermazen, who will investigate the matter and, if necessary, contact the complainant for additional information. If helpful or desired, a meeting may be organised to work toward a mutually supported solution.

Within four weeks, you will receive a written response, including a proposed solution.
If more time is required for the investigation, you will be informed within the same four-week period. This notice will include:

  • an explanation for the delay, and

  • a new expected timeframe for the final response.

The complainant then provides a written reply within four weeks indicating whether they agree with the proposed solution.

If this internal route leads to a solution, this will be confirmed in writing and the complaint will be considered resolved.

Step 4 — Appeal to the Independent LVSC Complaints Committee

If it is not possible to reach a satisfactory resolution internally, the complainant may contact the:

Independent Complaints Committee of LVSC, the professional association of which Sarah Vermazen is a registered member.

The committee will assess whether she has acted in accordance with the Code of Ethics for Professional Guidance, which she is required to follow as an LVSC member.

Important:  The LVSC complaints procedure applies only to services that fall under professional coaching and supervision.
Complaints about digital products, individual online courses, or self-study materials cannot be submitted to LVSC, as these products do not fall within the LVSC Code of Ethics. For that reason, such complaints are handled solely through the internal complaints procedure of In Your Natural Flow.

2. Confidentiality

All complaints and related information are treated with full confidentiality. Information is shared only with those directly involved and only when necessary for proper handling of the complaint.

3. Retention Period

Complaints and related documents are stored in the internal archive of In Your Natural Flow for a minimum of two years.

4. Costs

Submitting and handling an internal complaint is free of charge, as is submitting a complaint to LVSC. Any costs related to other external complaints procedures fall under the policies of the respective organisation.

5. Amendments to this Complaints Procedure

In Your Natural Flow reserves the right to amend this complaints procedure when necessary for quality improvement or compliance with laws and regulations.